Servicevilkår

Senest opdateret: 19. august 2025

Disse servicevilkår ("Vilkår") udgør den juridiske aftale mellem dig ("Bruger", "kunden") og Penpally (Gustav Søgård Holding ApS) ("Penpally", "vi", "os", "vores") om brugen af Penpally-platformen. Ved at oprette en konto, integrere Penpally med jeres systemer eller på anden måde benytte tjenesten, accepterer du disse vilkår. Læs dem grundigt.

1. Definitioner

• Penpally-platformen: Den AI-drevne e-mail-assistent, herunder software, API, webapplikation og tilhørende integrationer.
• Bruger: Den juridiske enhed (f.eks. kunden) og dens ansatte, der har adgang til en konto på Penpally-platformen.
• Integrationer: Forbindelser mellem Penpally og eksterne systemer såsom PMS, e-mail-klienter, bookingmotorer mv.
• Kundedata: Alle data, herunder personoplysninger, som Kunden leverer eller gør tilgængelige for Penpally via platformen.

2. Tjenestens formål

Penpally leverer en AI-drevet e-mail-assistent, der hjælper kunder med at besvare henvendelser. Tjenesten integrerer med kundens systemer for at generere, tilpasse og præsentere e-mailudkast til godkendelse og afsendelse af kundens personale.

3. Oprettelse og brug af konto

• Brugeren skal angive korrekte og fuldstændige oplysninger ved oprettelse af konto og holde disse opdaterede.
• Brugeren er fuldt ansvarlig for at beskytte adgangskoder og for al aktivitet, der sker på kontoen.
• Penpally forbeholder sig ret til at suspendere eller lukke konti ved mistanke om misbrug eller brud på disse vilkår.

4. Databehandling

• For at kunne levere tjenesten behandler Penpally Kundedata på vegne af Kunden. I denne sammenhæng er Kunden dataansvarlig, og Penpally er databehandler.
• Forholdet mellem parterne er reguleret af en særskilt Databehandleraftale (DPA), som accepteres ved oprettelse af kontoen.
• Vores behandling af personoplysninger, hvor vi selv er dataansvarlige (f.eks. for dine konto- og betalingsoplysninger), er beskrevet i vores Privatlivspolitik.

5. Brugerens Forpligtelser

• Sikre, at brugen af Penpally sker i fuld overensstemmelse med gældende lovgivning, herunder GDPR.
• Undlade at bruge Penpally til ulovlige formål, herunder udsendelse af spam, phishing, chikane eller krænkelse af tredjemands rettigheder.
• Sikre at have det nødvendige retsgrundlag (f.eks. samtykke eller legitim interesse) for at behandle Kundedata via platformen.

6. Immaterielle Rettigheder og Feedback

Alle rettigheder til Penpally-platformen, herunder software, AI-modeller, design og logo, tilhører Penpally. Du får en ikke-eksklusiv, tidsbegrænset og ikke-overdragelig brugsret til tjenesten i overensstemmelse med dit abonnement. Du må ikke kopiere, ændre eller reverse-engineere platformen.

Kunden bevarer det fulde ejerskab til Kundedata, herunder de AI-genererede e-mailudkast. Hvis du giver os feedback eller forslag til forbedringer, giver du os en vederlagsfri, verdensomspændende og evig ret til at bruge og implementere denne feedback.

7. Abonnement, Prøveperiode og Betaling

• Prøveperiode: Nye kunder tilbydes en gratis og uforpligtende prøveperiode på 14 dage, som starter på datoen for kontooprettelse. Ved prøveperiodens udløb ophører adgangen til tjenestens fulde funktionalitet. For at fortsætte med at bruge tjenesten skal Kunden aktivt vælge et betalt abonnement og indtaste betalingsoplysninger.
• Abonnement: Tjenesten faktureres forud på abonnementsbasis (typisk månedligt eller årligt), når du aktivt har valgt en betalt plan. Dit abonnement vil automatisk blive fornyet ved udgangen af hver faktureringsperiode, medmindre du opsiger det.
• Betaling: Alle betalinger håndteres sikkert af vores tredjeparts betalingsudbyder. Du accepterer at give korrekte og opdaterede betalingsoplysninger og autoriserer os til at opkræve de gældende abonnementsgebyrer.
• Prisændringer: Vi forbeholder os retten til at ændre vores priser med 30 dages varsel. Hvis du ikke accepterer de nye priser, kan du opsige dit abonnement med virkning fra den dato, hvor ændringerne træder i kraft.
• Ingen Refusion: Betalte abonnementsgebyrer er ikke-refunderbare, medmindre andet er påkrævet ved lov.

8. Ansvarsfraskrivelse og Begrænsning

• Penpally-platformen leveres "som den er" og "som tilgængelig" uden nogen form for garanti, hverken udtrykkelig eller underforstået.
• Vi garanterer ikke, at tjenesten vil være fejlfri eller uden afbrydelser. Du er selv ansvarlig for at validere det AI-genererede indhold, før det anvendes.
• Penpally kan under ingen omstændigheder holdes ansvarlig for indirekte tab, driftstab, tab af data, omsætning eller goodwill.
• Uanset eventuelle modstridende bestemmelser i disse vilkår, skal Penpals samlede erstatningsansvar over for kunden, uanset årsag, være begrænset til det samlede beløb, som kunden har betalt for tjenesten i de 12 måneder, der går forud for den hændelse, der gav anledning til kravet.

9. Force Majeure

Ingen af parterne er ansvarlige for manglende opfyldelse af forpligtelser, hvis dette skyldes forhold uden for partens rimelige kontrol (force majeure), herunder men ikke begrænset til naturkatastrofer, krig, pandemi, myndighedsindgreb, nedbrud hos kritiske tredjepartsleverandører eller omfattende cyberangreb.

10. Opsigelse og Ophør

• Opsigelse fra Kundens side: Du kan til enhver tid opsige dit betalte abonnement via din konto-side på Penpally-platformen. Opsigelsen træder i kraft ved udgangen af den indeværende, betalte faktureringsperiode. Du vil have adgang til tjenesten indtil denne dato.
• Opsigelse fra Penpals side: Vi kan opsige eller suspendere din adgang til tjenesten med øjeblikkelig virkning, hvis du væsentligt misligholder disse vilkår, herunder ved manglende betaling.
• Dataeksport ved ophør: Ved ophør af aftalen er du berettiget til at få eksporteret dine Kundedata i et struktureret format (f.eks. CSV eller JSON). Penpally er forpligtet til at bistå med denne transition i op til 30 dage efter aftalens udløb. Assistance ud over standardeksport kan medføre et vederlag, medmindre ophøret skyldes Penpals misligholdelse.
• Sletning af data: Efter ophør vil dine data blive slettet i henhold til vores Databehandleraftale, typisk senest 30 dage efter endt assistance.

11. Overdragelse

Du må ikke overdrage dine rettigheder eller forpligtelser i henhold til denne aftale til tredjepart uden vores forudgående skriftlige samtykke.

12. Ændringer af Vilkår

Vi forbeholder os retten til at ændre disse vilkår løbende. Væsentlige ændringer vil blive varslet med mindst 30 dages varsel via e-mail eller på platformen. Fortsat brug af Penpally efter ændringerne træder i kraft, anses som din accept.

13. Hele Aftalen (Fortolkning)

Disse vilkår, sammen med vores Privatlivspolitik og Databehandleraftale, udgør den samlede aftale mellem dig og Penpally. De erstatter alle tidligere mundtlige eller skriftlige aftaler, korrespondancer eller tilbud.

14. Lovvalg og Tvistigheder

Disse vilkår er underlagt dansk ret. I tilfælde af en tvist skal parterne først søge at løse uoverensstemmelsen gennem forhandling. Hvis en løsning ikke kan opnås, skal tvisten afgøres endeligt ved voldgift i Danmark.

15. Kontakt

Spørgsmål til disse vilkår kan rettes til info@penpally.dk.